ERP für Dienstleister: Stunden, Projekte und Abrechnung in einem System
SAP Business One mit der Erweiterung MARIProject bildet projektbasiertes Geschäft vollständig ab. Von der Angebotskalkulation über die tägliche Stunden- und Reisekostenerfassung bis zur Abrechnung und zum Projektcontrolling.
Beratungshäuser, IT-Dienstleister und Ingenieurbüros verkaufen Arbeitszeit. Wird sie nicht projekttreu erfasst, fehlt sie in der Rechnung und in der Nachkalkulation – und die Abweichung fällt erst auf, wenn das Projekt abgeschlossen ist.
SAP Business One für Dienstleister – kurz erklärt
SAP Business One ist das ERP-System, MARIProject die projektfähige Erweiterung dazu. SAP Business One deckt Finanzwesen, CRM, Einkauf, Verkauf und Lager ab. MARIProject ergänzt die Funktionen, die projektorientierte Unternehmen zusätzlich brauchen: Angebotskalkulation, Projekt- und Ressourcenplanung, Zeiterfassung, Reisekostenabrechnung, Projektabrechnung und Projektcontrolling.
Beide arbeiten in derselben Datenbank und auf denselben Stammdaten. Es entsteht keine zweite Projektsoftware neben dem ERP, deren Zahlen später mit der Buchhaltung abgeglichen werden müssen.
Die init consulting AG führt diese Kombination als SAP Business One Gold Partner ein – von der Prozessanalyse über die Konfiguration bis zum laufenden Support.
- Basissystem
- SAP Business One
- Erweiterung
- MARIProject, Add-on für SAP Business One
- Hersteller der Erweiterung
- MARINGO Computers GmbH, Köln
- Zugriff
- Fat Client, Web Client, App (Mobile Client)
- Datenbank
- SAP HANA oder Microsoft SQL Server
- Betriebsform
- Cloud oder On-Premise
- Typische Anwender
- Beratung, IT-Dienstleistung, Ingenieur- und Planungsbüros
- Einführung durch
- init consulting AG, SAP Business One Gold Partner
Falls der Player nicht lädt: Video direkt auf YouTube öffnen.
Ein Überblick in wenigen Minuten
Der Film zeigt, wofür Dienstleister SAP Business One einsetzen. Die Details stehen auf dieser Seite:
Das Projekt ist abgeschlossen, die Rechnung gestellt – und die Marge ist kleiner als kalkuliert
Die Ursache liegt selten in schlechter Arbeit. Sie liegt darin, dass Kosten und Leistungen erst nachträglich zusammengetragen werden. Wer erst nach Projektabschluss erfährt, was ein Projekt gekostet hat, kann nicht mehr gegensteuern.
Stunden werden nicht projekttreu erfasst
Stundenzettel, Excel-Listen und Erinnerung ersetzen die tägliche Erfassung. Was nicht erfasst ist, taucht weder in der Rechnung noch in der Nachkalkulation auf.
Der Plan-/Ist-Vergleich kommt zu spät
Liegt der Vergleich erst Wochen nach Projektende vor, ist er eine Dokumentation und keine Steuerungsgrundlage mehr.
Reisekosten und Fremdleistungen treffen verzögert ein
Eingangsrechnungen von Subunternehmern und Reisekostenabrechnungen kommen nach der Leistung. Bis dahin bleiben die Vollkosten des Projekts unvollständig.
Unfertige Leistungen werden geschätzt statt ermittelt
Erbrachte, aber noch nicht abgerechnete Leistungen werden zum Abschluss häufig in einer Tabelle geschätzt – ohne Bezug zu den tatsächlich gebuchten Kosten.
SAP Business One, projektfähig erweitert
Drei Bausteine, eine Datenbasis. Was in einem Baustein gebucht wird, steht in den anderen sofort zur Verfügung.
SAP Business One
Das ERP-Fundament
- Finanzwesen, Anlagenbuchhaltung, Bankwesen
- CRM und Vertrieb
- Einkauf und Beschaffung
- Geschäftspartner-Verwaltung
- Lagerverwaltung, sofern benötigt
- Auswertungen und Reporting
MARIProject
Das Projektgeschäft
- Angebotskalkulation mit Margenanzeige
- Projekt- und Ressourcenplanung im Gantt-Chart
- Zeiterfassung, mobil oder über den Web Client
- Reisekosten erfassen und abrechnen
- Projektabrechnung mit Abrechnungsassistent
- Projektcontrolling und WIP-Berechnung
- Kundenservice und Support-Desk
B1ECM
Dokumente und Verträge
- Automatische Ablage von Belegen aus SAP Business One
- Verschlagwortung und Suchschemata
- Vertragsverwaltung mit B1ECM Contract
- Rechnungseingang mit B1ECM Invoice
- Mehrmandantenfähig
B1ECM ist eine Eigenentwicklung der init consulting AG und verbindet SAP Business One mit ELO Digital Office. Details zum Dokumentenmanagement stehen auf der Seite Dokumentenmanagement B1ECM.
Was im Projektalltag den Unterschied macht
Die folgenden Funktionsbereiche dokumentiert der Hersteller MARINGO für MARIProject. Welche davon in Ihrem Haus gebraucht werden, klären wir im Analyseworkshop – aufgesattelt wird nichts, was der Bedarf nicht trägt.
Zeiterfassung
Projektstunden lassen sich mobil über das Handy oder über das Internet erfassen. Der Projektleiter gibt erfasste Stunden und Reisekosten mobil frei, teilweise oder vollständig.
Angebotskalkulation
Bei der Kalkulation nach Preisliste wird die Marge automatisch angezeigt. Aus der Kalkulation entsteht der Projektvertrag, ohne die Daten erneut zu erfassen.
Projekt- und Ressourcenplanung
Die Verfügbarkeitsanzeige im Gantt-Chart zeigt, ob eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter zum geplanten Termin verfügbar ist – über alle laufenden Projekte hinweg.
Reisekosten
Reisekosten werden erfasst und abgerechnet und laufen in dieselbe Projektkostenrechnung ein wie Stunden, Material und Fremdleistungen.
Projektcontrolling
Auswertungen vergleichen geplante gegen geleistete Stunden sowie Ist-Stunden gegen abrechenbare Stunden. Farbliche Markierungen lassen sich frei definieren, um Abweichungen früh zu erkennen.
Projektabrechnung
Der Abrechnungsassistent zeigt automatisch alle abrechenbaren Positionen pro Projekt an – nach Aufwand, Festpreis, Meilenstein oder Fertigstellungsgrad.
Support-Desk und Kundenservice
Ticketsystem, Kundenportal und Serviceeinsätze laufen auf demselben Datenstamm wie das Projektgeschäft. Wartungs- und Serviceverträge stehen neben den Projekten.
Projekteinkauf
Bestellungen und Fremdleistungen werden dem Projekt direkt zugeordnet, sodass Einkaufskosten nicht erst über die Buchhaltung ins Projekt zurückfinden.
Dokumente am Projekt
MARIProject bringt eine eigene Dokumentenablage mit und kann an Dokumentenmanagement-Systeme angebunden werden – bei init consulting in der Regel an ELO über B1ECM.
Nach Aufwand, zum Festpreis oder nach Fertigstellungsgrad
Dienstleister rechnen selten nach einem einzigen Modell ab. MARIProject deckt die folgenden Varianten laut Herstellerdokumentation ab; der Abrechnungsassistent schlägt fällige Positionen automatisch vor.
| Abrechnungsart | Wie sie arbeitet | Typisch für |
|---|---|---|
| Aufwand | Alle erfassten Leistungen werden zum vertraglich verabredeten Termin automatisch im Abrechnungsassistenten angezeigt. | Beratung, IT-Dienstleistung nach Time & Material |
| Festpreis | Der vereinbarte Betrag wird zum verabredeten Zeitpunkt automatisch zur Abrechnung angeboten. | abgegrenzte Werkleistungen |
| Festpreis mit Einbehalt | Nach Ablauf der Frist wird der Einbehalt automatisch zur Abrechnung vorgeschlagen. | Projekte mit Gewährleistungseinbehalt |
| Stichtag, Meilenstein oder Fertigstellungsgrad | Die Bedingung wird im Projekt definiert. Ist der Termin erreicht oder die Phase abgeschlossen, erscheint der Betrag im Abrechnungsassistenten. | langlaufende Planungs- und Engineering-Projekte |
| Vorschussrechnung (Retainer) | Individuell festlegbare Beträge oder Leistungen für einen definierten Zeitraum. | Rahmenverträge, laufende Betreuung |
| Zahlungsanforderung | Individuell definierbare Einzelzahlungen inklusive Freigabeprozess und Teilrechnungsnachweis. | Projekte mit Zahlungsplan |
| Provisionen | Werden zum fälligen Zeitpunkt automatisiert zur Auszahlung vorgeschlagen. | Vertriebspartner, Vermittlungsmodelle |
Quelle: Herstellerangaben MARINGO Computers GmbH zur Projektabrechnung in MARIProject, abgerufen am 22.09.2026.
Vom Angebot bis zur bewerteten Leistung
Jeder Schritt schreibt auf denselben Datenbestand. Deshalb ist die Nachkalkulation keine eigene Auswertung am Projektende, sondern eine laufende Auskunft.
Angebot kalkulieren
Kalkulation nach Preisliste mit automatischer Margenanzeige. Aus dem angenommenen Angebot entsteht der Projektvertrag.
Ressourcen planen
Projekt- und Ressourcenplanung im Gantt-Chart, mit Blick auf die Verfügbarkeit der eingeplanten Mitarbeitenden.
Stunden und Reisekosten erfassen
Erfassung mobil oder über das Internet, direkt gegen das Projekt. Die Freigabe durch die Projektleitung ist ebenfalls mobil möglich.
Projekt steuern
Plan gegen Ist für Stunden und Kosten, mit frei definierbaren farblichen Markierungen für Abweichungen.
Abrechnen und bewerten
Der Abrechnungsassistent schlägt fällige Positionen vor. Für noch nicht abgerechnete Leistungen unterstützt MARIProject die WIP-Berechnung.
Vier Ausgangssituationen, die wir häufig antreffen
Unternehmensberatung
Abgerechnet wird nach Aufwand. Entscheidend sind die vollständige Stundenerfassung, der Abrechnungsassistent und der Blick auf die Auslastung der Beraterinnen und Berater.
Ingenieur- und Planungsbüros
Lange Laufzeiten, Abrechnung nach Meilenstein oder Fertigstellungsgrad. Ressourcenplanung und laufendes Controlling halten den Fortschritt sichtbar.
IT-Dienstleistung und Systemhäuser
Projektgeschäft und Wartungsverträge nebeneinander. Support-Desk, Kundenportal und Serviceobjekte laufen im selben System wie die Projekte.
Ablösung der Excel-Nachkalkulation
Die Projekt- und WIP-Tabellen sind gewachsen und kennt nur noch eine Person. Der Umstieg erfolgt schrittweise, beginnend mit einer überschaubaren Zahl laufender Projekte.
Was die Lösung nicht leistet
Damit im Projekt keine falsche Erwartung entsteht, hier die Punkte, die wir im Erstgespräch ohnehin ansprechen.
Keine Fertigungssteuerung
MARIProject kennt projektbezogene Produktion, ersetzt aber keine Produktionsplanung mit Kapazitätsterminierung und Fertigungsaufträgen. Wer fertigt, braucht dafür beas Manufacturing – das ist eine andere Lösung und ein anderes Projekt.
WIP-Berechnung nach IAS und US-GAAP
Der Hersteller dokumentiert die Berechnung des Wertes unfertiger Leistungen (Work in Progress) nach IAS und US-GAAP. Wie der ermittelte Wert in einen HGB-Abschluss überführt wird, stimmen wir im Projekt mit Ihrer Buchhaltung und Ihrem Steuerberater ab. Eine pauschale Zusage dazu geben wir nicht.
Kein Ersatz für die Lohnabrechnung
Zeiterfassung im Projekt und Entgeltabrechnung sind zwei Paar Schuhe. Ob und wie beide Seiten zusammengeführt werden, hängt von Ihrem Abrechnungssystem ab und wird gesondert betrachtet.
Der Nutzen hängt an der Erfassungsdisziplin
Nachkalkulation und Auslastungsauswertungen sind nur so gut wie die Buchungen, die ihnen zugrunde liegen. Werden Stunden weiterhin wöchentlich aus dem Gedächtnis nachgetragen, ändert das System daran nichts. Dieser Punkt gehört in die Einführung, nicht in die Software.
Begriffe aus dem Projektcontrolling
Die Begriffe tauchen in Angeboten und Workshops regelmäßig auf. Hier stehen sie in der Bedeutung, in der wir sie verwenden.
- Nachkalkulation
- Gegenüberstellung der geplanten und der tatsächlich angefallenen Kosten und Leistungen eines Projekts. Laufend geführt, wird sie zur Steuerungsgrundlage; erst am Projektende erstellt, bleibt sie eine Dokumentation.
- Work in Progress (WIP)
- Der Wert bereits erbrachter, aber noch nicht abgerechneter Leistungen. MARIProject unterstützt die Berechnung nach IAS und US-GAAP.
- Fertigstellungsgrad
- Anteil der erbrachten an der insgesamt vereinbarten Leistung. Er kann als Bedingung für die Abrechnung im Projekt hinterlegt werden.
- Time & Material
- Abrechnung nach tatsächlichem Aufwand. In MARIProject die Abrechnungsart „Aufwand": erfasste Leistungen werden zum vereinbarten Termin zur Abrechnung vorgeschlagen.
- Festpreis mit Einbehalt
- Ein Teil des Festpreises wird für eine vereinbarte Frist einbehalten. Nach Fristablauf schlägt das System den Einbehalt zur Abrechnung vor.
- Interne Leistungsverrechnung (ILV)
- Verrechnung von Leistungen zwischen Abteilungen, Standorten oder Gesellschaften – etwa wenn eine Niederlassung Kapazität für ein Projekt einer anderen stellt.
- Abrechnungsassistent
- Die Funktion in MARIProject, die alle abrechenbaren Positionen eines Projekts zusammenstellt, statt sie manuell aus Zeitnachweisen und Belegen zu suchen.
- Earned Value Analyse
- Auswertungsmethode, die Fortschritt, Termine und Kosten gemeinsam bewertet. In MARIProject als individuell gestaltbare Auswertung verfügbar.
Kunden im Fokus: EURATECH
Die EURATECH GmbH aus Garching bei München ist IT-Dienstleister und vermarktet gebrauchte EDV-Hardware. Aus dem Referenzbericht: „In nur zwei Monaten konnte die gesamte ERP-Implementierung durchgeführt werden. Ausschlaggebend dafür waren die gute und enge Zusammenarbeit zwischen EURATECH und init consulting AG sowie die umfangreichen Erfahrungen der init bei der Implementierung entsprechender Lösungen."
Der Bericht beschreibt die Einführung von SAP Business One. Ob MARIProject Teil des Projekts war, geht aus dem Bericht nicht hervor.
Wer das Gespräch führt
Drei Kolleginnen und Kollegen betreuen das Dienstleistungsgeschäft von unseren Standorten aus. Sie erreichen sie direkt, ohne Umweg über eine Zentrale.
SAP Business One für Dienstleister – die Fragen aus den Erstgesprächen
Reicht SAP Business One im Standard für Dienstleister aus?
Für Finanzwesen, CRM, Einkauf und Verkauf ja. Für projektbasiertes Geschäft fehlen im Standard die Funktionen, die Dienstleister täglich brauchen: projekttreue Stundenerfassung, Reisekostenabrechnung am Projekt, laufende Nachkalkulation und die Bewertung unfertiger Leistungen. Dafür erweitern wir SAP Business One um MARIProject.
Was ist MARIProject?
MARIProject ist ein Add-on für SAP Business One der MARINGO Computers GmbH aus Köln. Es ergänzt das ERP um Angebotskalkulation, Projekt- und Ressourcenplanung, Zeiterfassung, Reisekostenabrechnung, Projekteinkauf, Projektabrechnung, Projektcontrolling sowie Kundenservice und Support-Ticketsystem – innerhalb derselben Oberfläche und auf denselben Stammdaten.
Wie funktioniert die Nachkalkulation?
Alle Kosten werden gegen das Projekt gebucht: Stunden, Reisekosten, Material und Fremdleistungen. Die Auswertungen stellen geplante gegen geleistete Stunden sowie Ist-Stunden gegen abrechenbare Stunden. Abweichungen lassen sich über frei definierbare farbliche Markierungen früh erkennen – während das Projekt läuft, nicht danach.
Was ist die WIP-Bewertung und nach welchen Regeln rechnet MARIProject?
WIP steht für Work in Progress, den Wert bereits erbrachter, aber noch nicht abgerechneter Leistungen. MARIProject unterstützt die Berechnung dieses Wertes; der Hersteller dokumentiert sie nach IAS und US-GAAP. Die Überführung in einen HGB-Abschluss stimmen wir im Einführungsprojekt mit Ihrer Buchhaltung ab.
Welche Abrechnungsarten werden unterstützt?
Aufwand, Festpreis, Festpreis mit Einbehalt, Abrechnung nach Stichtag, Meilenstein oder Fertigstellungsgrad, Vorschussrechnung (Retainer), Zahlungsanforderung mit Freigabeprozess und Teilrechnungsnachweis sowie Provisionen. Die Modelle lassen sich nebeneinander betreiben, was in gemischten Vertragslandschaften der Regelfall ist.
Über welche Geräte erfassen Mitarbeitende ihre Stunden?
MARIProject steht als Fat Client, als Web Client und als App für mobile Geräte zur Verfügung. Projektstunden lassen sich mobil über das Handy oder über das Internet erfassen. Die Projektleitung gibt Stunden und Reisekosten ebenfalls mobil frei, teilweise oder vollständig.
Lassen sich Reisekosten und Fremdleistungen mit abrechnen?
Ja. Reisekosten werden in MARIProject erfasst und abgerechnet, Fremdleistungen über den Projekteinkauf dem Projekt zugeordnet. Beide laufen in dieselbe Projektkostenrechnung ein wie die Stunden, sodass die Vollkosten eines Projekts nicht erst über die Buchhaltung zusammengetragen werden müssen.
Wie läuft eine Einführung ab und wie lange dauert sie?
Der Ablauf ist regelmäßig derselbe: Analyseworkshop, Systemkonfiguration, Übernahme der laufenden Projekte, Schulung, Go-Live mit Begleitphase. Die Dauer hängt von der Zahl der laufenden Projekte, den Abrechnungsmodellen und der Datenlage ab. Eine belastbare Aussage dazu machen wir nach dem Analyseworkshop, nicht davor.
Was kostet SAP Business One mit MARIProject?
Die Kosten setzen sich aus den Lizenzen für SAP Business One, dem benötigten Modulumfang von MARIProject, der Einführungsleistung und der laufenden Wartung zusammen. Für SAP Business One lässt sich der Rahmen über den Projektkosten-Kalkulator eingrenzen; Hintergründe stehen unter Preise und Kosten. Ein belastbares Angebot entsteht nach dem Erstgespräch.
Was deckt die Lösung nicht ab?
Keine Fertigungssteuerung mit Kapazitätsterminierung – dafür gibt es beas Manufacturing. Keine Entgeltabrechnung. Und keinen Ersatz für Erfassungsdisziplin: Auswertungen sind nur so gut wie die Buchungen dahinter. Die Abgrenzung steht ausführlich im Abschnitt Was die Lösung nicht leistet.
Sprechen wir über Ihre Projekte – nicht über Software
Bringen Sie ein typisches Projekt mit: den Vertrag, die aktuelle Nachkalkulation und die Tabelle, mit der Sie heute die unfertigen Leistungen bewerten. Nach dem Gespräch wissen Sie, was SAP Business One mit MARIProject im Standard abdeckt und wo Aufwand entsteht.
Direkter Kontakt
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